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  1. 2012.04.10 효과적인 비지니스 이메일 작성방법 11~20
  2. 2012.04.10 효과적인 비지니스 이메일 작성방법 1~10
  3. 2012.02.28 이메일 마케팅을 위한 10가지 조언

★ 효과적인 비지니스 이메일 작성방법 11~20

 

이번 시간엔 효과적으로 비즈니스 이메일 메시지를 작성하기 위한 20가지 법칙 중 나머지 10개 항목에 대해 살펴봅시다. ^^

 


11. 프리젠테이션할 때 쓰는 말을 참고하라(Mimic your verbal presentation) : 당신의 제품이나 서비스를 판매하기 위해 사람들 앞에서 프리젠테이션하는 경우 어떤 말을 사용했는지 곰곰히 기억해 보라. 그리고 그 핵심 포인트들을 정리하여 메시지 안에 반영하라.


12. 서명 란을 점검하라(Check your signature block) : 이메일 끝 부분에 들어갈 당신의 서명 란을 점검하라. 이름, 직위, 회사, 주소, 전화, 휴대폰, 팩스, 이메일, 웹사이트 링크 등을 점검하라. 좀 더 자세한 정보를 얻기 위해 어디로 연락해야 할지를 명확히 알려주라.


13. 언제 이메일을 보내는 것이 좋을지 결정하라(Carefully choose when you actually send the mail) : 대부분의 사람들이 월요일 아침엔 지난 금요일 이후 이메일 함에 잔뜩 쌓인 각종 메일들을 정리하는데 많은 시간을 소요한다. 당신의 이메일이 이런 여러 메일들에 섞여 있기 싫다면 당신의 이메일을 언제 보내는게 가장 좋을지도 고민해야 한다.


14. 제목을 결정하는데 많은 시간을 투자하라(Prepare your subject line carefully) : 받는 사람들이 살펴보는 항목중 가장 중요한 부분이 “보내는 사람”과 이메일 “제목”이다. 제목을 보고 이메일을 열어 볼지 말지를 결정하기 쉬우므로 제목 안에 핵심 가치가 녹아들 수 있도록 시간을 들여 제목을 결정하라


15. 그래픽 이미지를 지혜롭게 사용하라(Use graphics wisely) : B2B 메일에 있어 가장 중요한 것은, 고객이 얻을 수 있는 베니핏(benefit)과 가치(value)를 명확히 규정하는 것이다. 이메일을 멋지게 꾸미는 것도 중요할 수 있지만 이런 핵심 내용이 빠진 이미지 사용은 무의미하다. 당심의 핵심 메시지를 전달함에 있어 별 도움이 되지 않는다면 그래픽 이미지를 사용하지 않아도 좋다. 단 메시지를 좀 더 부각시키기 위한 이미지 사용은 적극 이용하라.


16. 메시지 안에 들어간 링크를 점검하라(Make sure links within your e-mail display and work properly) : 이메일 안에 들어가 있는 각종 링크들을 점검하라. 어떤 경우 해당 링크가 클릭이 되지 않아 고객들이 그 주소를 복사하여 사용하는 경우도 종종 있다. 또한 그 링크를 클릭하였을 때 해당 페이지로 정확히 이동하는지도 점검하라. 더불어 고객들이 이동할 페이지의 내용이 최신 내용으로 업데이트 되어 있는지도 점검하라.


17. 파일 첨부는 신중히 고려하라(Be wary about sending attachments) : 대부분의 경우 고객들이 이메일을 보기 위해 어떤 프로그램을 사용하는지, 또 어떤 필터 설정을 해놨는지 알기가 어렵다. 어떤 경우 PDF, 워드 문서, 엑셀 문서 등을 첨부하여 이메일로 보내는 경우가 있는데 이것은 그리 좋은 방법이 아니다. 보다 더 좋은 방법은 첨부하고 싶은 파일이 들어 있는 웹사이트 주소를 링크로 제공하는 것이다.


18. 보내기 전에 반드시 테스트하라(Test) : 보내기 전에 반드시 테스트 메일을 보내라. 제목은 제대로 되어 있는지, 혹시 이미지들은 깨져서 나오지는 않는지, 보내는 사람은 정확한지…


19. 상세하고 완벽한 정보를 제공하라(Be complete) : 고객들은 직관적으로 당신의 제품이나 서비스에 대한 결론을 먼저 내리기가 쉽다. 그렇기 때문에 그들이 혹시 그릇된 결론을 내릴 수도 있는 것을 방지하기 위해 상세하고도 완벽한 정보를 제공하는 것이 매우 중요하다. 메시지 내용을 작성할 때 두괄식으로 핵심 가치와 결론을 앞에 작성한 후 그들이 필요로 할 수 있는 상세 정보를 단계별로 메시지 하단에 기술하는 것이 바람직하다.


20. 다른 사람들이 보내는 이메일을 벤치마킹하라(Don't look like everyone else) : 다른 사람들이 보내는 이메일을 벤치마킹하라. 특별히 당신의 경쟁자들이 발행하는 이메일을 정기적으로 수신하면서 그들은 어떤 방식으로 고객들과 커뮤니케이션을 하는지 분석하라. 그리고 그것들과의 차별점을 찾으라.



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Posted by 처음서비스

★ 효과적인 비지니스 이메일 작성방법 1~10

 

 

기업 고객 (B2B)에게 비즈니스 목적의 이메일 메시지를 작성하는 것은 분명 개인 고객(B2C)에게 이메일을 보내는 것과는 다릅니다. 당신의 경험으로 유추해보면 잘 알겠지만 비즈니스 목적의 이메일을 받는 사람은 최대한 빨리 메시지 요지를 알고 싶어합니다. 어떤 특별한 주목거리가 없는 이상 긴 내용을 꼼꼼히 읽어볼만한 여유가 없기 때문입니다. 그들은 시시콜콜한 내용은 원치 않습니다. 그들이 원하는 것은 “사실”에 기인한 정보와 어떤 “가치”가 있느냐입니다. 다음은 효과적으로 비즈니스 이메일 메시지를 작성하는 20가지 법칙이다.


 

1. 정확한 정보를 제공하라(Be accurate) : 이메일 안에서 제공한 통계 정보라든지, 메시지 안에서 표현한 어떤 가치를 제공하겠다고 한 내용이 부풀린 정보 혹은 거짓된 정보가 되선 안된다. 진실한 정보를 바탕으로 먼저 관계를 구축해야 한다.

 

2. 요점을 명확히 하라(Be brief) : B2B용 이메일을 작성할 때에는 우선 기업 고객의 관심을 얻은 후 그들이 원할 때 더 필요한 정보를 제공할 수 있어야 한다. 가장 중요한 핵심 가치/잇점을 한 문단 정도로 짧게 요약하여 먼저 보여주도록 한다.

 

3. 문장 내용을 깔끔하게 다듬으라 (Be clear) : 비즈니스 이메일 중에도 의외로 잘못된 문법, 잘못된 철자들이 자주 눈에 띈다. 또한 논리적으로 어색한 문장들도 자주 눈에 띈다. 입장을 바꿔 생각하면 알겠지만, 아무리 좋고 훌륭한 정보일지라도 철자 틀린 것이 많고, 문장이 영 어색하다면 신뢰를 주기 어렵다. 중요한 이메일의 경우 글을 잘쓰는 사람을 고용하여 이메일 메시지를 작성하는 것도 좋은 방법이다.

 

4. 진실하라(Be genuine) : B2B 관계에 있어 가장 중요한 것은 신뢰이다. 당신이 진실한 사람이고 한치의 과장이나 위선이 없다는 것을 느끼게 해줘야 한다. 조금 과장되게 알리는 것이 단기적인 효과가 있을진 모르지만 B2B 관계는 장기적인 안목으로 발전시켜야 한다.

 

5. 쉬운 말로 작성하라(Speak their language) : 어떤 메시지를 전달하든지 그들이 이해하고, 그들이 편안해 할 메시지를 작성하라. 애매모호한 말, 그들의 이해를 뛰어 넘는 말, 여러 번 생각해야만 겨우 알 수 있는 함축적인 말은 좋지 않다. 때로는 평소 사람들끼리 만나서 사용하는 구어체 말투로 메시지를 작성하는 것이 효과가 좋을 때도 있다.

 

6. 고객의 상황을 머리 속에 그려보라(Put yourself in their shoes) : 접촉할 고객의 일상 생활을 머리 속에 그려본 후 메시지 안에 그것을 반영해라. 가령, “오늘 매우 바쁘신 것을 잘 알기에 요점만 간단히 말씀드리겠습니다.”와 같이 고객의 상황을 이해한 메시지를 작성하라.

7. 고객이 모든 것을 아는 것은 아니다(Watch out for a "knowledge gap.") : 이메일을 받는 사람들이 모두 당신만큼 당신의 제품이나 서비스에 대해 잘 아는 것은 아니다. 먼저 그들의 관심을 끈 후 단계적으로 그들이 알고 싶어할 만한 내용들을 정리하여 친절하게 설명하기 바란다. 그들은 아무 것도 모를 수 있다란 전제 아래서 메시지를 작성해야 하는 것이다.

 

8. 광고 냄새를 풍기지 말라(Write business e-mails as letters, not as ads) : B2B 메일을 전송함에 있어 광고와 같은 인상을 심어줘선 안된다. 때론 광고 형태의 메일 폼 보다는 일상적인 이메일 형태로 보내는 것이 효과가 높을 때도 있다.

 

9. 메시지 작성에 시간을 들여라(Take your time) : B2B 이메일을 작성한 후에는 바로 보내지 말고 하루 혹은 이틀 동안 잠시 시간을 들여 다듬는 시간을 가져라. 이 기간 동안 직장 동료 혹은 지인들에게 메시지를 보여주고 조언을 구하라. 의외로 이런 피드백을 통해 생각지 못한 아이디어를 얻을 수 있을 것이다.

 

10. 보낸 메일을 돌려볼 수도 있음을 기억하라(Remember your e-mail is likely to be passed around) : 이메일은 돌려 보기가 쉬운 특징이 있다. 만일 당신이 보낸 메일을 어떤 고객이 받은 후 관심이 있으면 주변 친구들에게 그 메일을 돌려볼 수도 있다. 그렇기 때문에 당신에 대해 전혀 모를 수도 있는 사람들을 위한 회사 정보라든지, 좀 더 자세한 내용을 볼 수 있는 링크 등을 추가하는 것이 필요하다.

 

 



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Posted by 처음서비스

최소한 인터넷을 사용해 본 사람이라면 특정 소비자를 겨냥한 이메일이 전자 상거래 사업에 얼마나 긍정적인 효과를 미치는지 잘 알 것이다.
이메일이 이렇게 대중 마케팅에 필수적인 수단이 되어버렸으니, 이메일 서비스를 어떻게 하면 제대로 활용할 수 있는가는 이제 매우 중요한 ‘걱정거리’가 됐을 게다.
소비자들을 귀찮게 하지 않으면서 이메일로 접근하고, 그래서 궁극적으로 상품 매상을 늘리는 방법은 과연 무엇일까?
다음 열거된 이메일 마케팅을 위한 열 가지 조언을 충실히 따른다면, ‘꿈에 그리던’ 이메일 마케팅 성공에 바짝 다가설 수 있을 것이다.

★ 그럼 마케팅 메일을 잘 쓰는 가장 중요한 요소는?

1. 소비자 개개인에게 꼭 맞는 메시지를 전달하라. 당신이 무엇을 팔 것이며 누구에게 팔 것인가를 절대로 잊어서는 안 된다. 아무리 멋지게 만들어진 광고일지라도 그 사람이 원치 않는다면 그것은 아무런 쓸모가 없다.

2. 요점을 분명히 하라. 주피터 커뮤니케이션즈(Jupiter Communications)의 조사에 따르면 인터넷 사용자 중 15% 정도만이 받은 이메일을 처음부터 끝까지 읽는다고 한다. 그리고 절반 이상의 사용자(51.2%)가 처음 몇 문장만 읽고 더 읽을지 말지를 결정한단다. 불필요한 정보를 줄줄이 나열하면 소비자들은 바로 삭제 키를 누를 것이고, 구매 제안은 해 볼 수도 없게 된다.

3. 깔끔하게 디자인 하라. 고객들이 청소년들이 아닌 성인들이기 때문에 디자인을 너무 세련되고 복잡하게 할 필요는 없다. 아직도 많은 시스템이 복잡한 포맷의 이메일을 지원하지 못할 뿐더러 상당량의 정보가 네트워크를 통해 전달되는 과정에서 손실될 수 있다. 선으로 문장들을 나누고 여백을 두어 소비자들이 편하게 읽을 수 있게 하자.

4. 교정에 신경 쓰라. 당신이 발송한 이메일은 자신의 얼굴이나 마찬가지다. 모든 고객은 최고의 상점에서 물건을 사길 원하기 때문에 당신은 최고처럼 보여져야 한다. 간결한 언어를 사용하여 문장이 명확히 전달될 수 있도록 하라. 멋진 미사여구를 생각해 내기 전에 문법, 철자 오류가 없는지부터 살펴보도록. 만일 그러한 능력이 없다면 다른 사람을 고용하라.

5. 내용을 쉽게 하라. 소비자들이 내용을 파악하느라 시간을 허비하지 않게 하라. 상품가격, 지불방법, 배달방법, 시간 등을 이해하기 쉬운 말로 정확히 기입하라.

6. 스타일과 성실성을 동반한다. 이메일에 약간의 스타일을 부가하면 고객들은 꽤 오랫동안 좋은 인상을 받게 된다. 마케팅 이메일에 있어 글쓰기나 디자인이나 절대 유행에 뒤쳐져서는 안 된다.
그러나 제대로 된 고객 서비스가 어떠한 호소력 있는 글보다도 사람의 마음을 감동시킨다는 점도 명심해야 한다.

7. 시기를 명시하라. 이번 한번 뿐인 ‘특별 세일’을 하는 것인지 아니면 막연히 좋은 물건이 있다는 것인지를 분명히 하라. 타이밍을 제대로 맞춰 특별 세일을 벌이게 되면, 전화를 통한 즉석 구매를 촉진시킬 것이다. 그러나 특별 세일 마케팅 메일은 두 번 이상 보내지 않도록 하자. 소비자들은 매번 이번이 진짜라고 주장하는 양치기 소년을 믿지 않기 때문이다.

8. 소비자의 요구에 응답할 수 있도록 하라. 소비자들은 물건을 우편으로 받을 수 있는지, 환불 제도는 어떻게 되는지에 대해 궁금해 할 것이다. 기본적인 내용이 메일에 밝혀져 있다 하더라도, 또 다른 질문들이 가지를 치며 무수히 생겨날 수 있다. 어디에서 어떻게 하면 더 많은 정보를 얻을 수 있는지 분명히 밝히는 것이 바람직하다. 즉, 소비자들이 항상 사이트에 누군가가 자신을 위해 봉사하고 있다는 느낌이 들게 해야 한다.

9. 분명하고 간결하게 말하라. 당신이 정확하게 무엇을 제공할 것인지 명확히 하라. XXL 사이즈의 분홍 장갑을 팔고 있다거나, 아기모자를 두 개 사면 하나는 반값에 준다거나, 설문지를 작성하면 무료로 주방용 칼을 준다거나 하는 명확한 문구를 제시하라. 이메일 마케팅에 있어 수수께끼나 게임은 재미없을 뿐만 아니라 구매를 유도하기도 어렵다.
당신의 제안을 되도록 과장 없이 직설적으로 언급하라.

10. 자신감을 가져라. ‘낯선 사람에게 이야기하지 말라’는 옛 속담이 있는데, 아직도 그런 진부한 격언에 따라 살고 있는 사람들이 많은 듯 하다. 자신과 자신의 회사를 자연스럽게, 자신만만하게, 직설적으로 소개하도록 하라.
 이미 고객인 사람들은 옛 친구를 만난 듯한 편안함을 느낄 것이고, 잠재적인 고객들은 적어도 당신이 사기범이라고 의심하지는 않을 것이다. 

 

제공 : 코리아인터넷닷컴 저자 : Kathleen Burke



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